Gestione del tempo: strategie efficaci per aumentare l’efficienza

Introduzione alla Gestione del Tempo

Il tempo, in realtà, scandisce la successione delle nostre azioni. Quando parliamo di "gestione del tempo", dobbiamo considerare la gestione delle nostre azioni all'interno del tempo disponibile. È interessante notare che la parola "tempo" ha molteplici significati. Etimologicamente, può essere associata al calore, come nel caso del tempo atmosferico, o alla divisione e alla successione di momenti, da cui deriva la nozione di stagioni. Questi significati ci insegnano che non è il tempo a dominare le nostre giornate, ma piuttosto come scegliamo di collocare le nostre azioni al suo interno.

L’Energia è la vera dominante nella gestione del tempo

Per comprendere realmente la gestione del tempo, è fondamentale spostare l'attenzione dal concetto di tempo a quello di energia. Non è il tempo, inteso come il semplice scorrere degli eventi, a governare le nostre azioni, ma piuttosto la quantità e la qualità dell'energia di cui disponiamo. Per chiarire questo punto, pensiamo alle stagioni: prima di stabilire quando inizia o finisce una stagione, è l'energia caratteristica di quel periodo che viene osservata e definita. È questa energia che determina i confini temporali e non viceversa. Questo principio si applica anche a noi stessi.

I nostri corpi seguono cicli circadiani naturali che ci forniscono diverse quantità di energia in momenti specifici della giornata. Ad esempio, la mattina può essere paragonata alla nostra estate personale, un momento in cui, dopo il riposo notturno, siamo pieni di energia. Questo è il periodo in cui le nostre risorse sono al massimo, permettendoci di affrontare le attività più impegnative con maggiore efficacia. Riconoscere questi cicli e adattare le nostre azioni di conseguenza è essenziale per una gestione ottimale delle risorse.

L’efficienza energetica nelle attività quotidiane

Spesso ci troviamo a dover affrontare attività che richiedono un alto livello di energia in momenti della giornata in cui le nostre riserve energetiche sono già ridotte. Questo può avvenire per varie ragioni, come la pianificazione delle attività in base agli impegni lavorativi o ad altre priorità. Il risultato è che, sebbene un compito richieda un livello di energia 10, ci troviamo ad affrontarlo in un momento in cui la nostra energia disponibile è solo 8. Questa discrepanza genera inefficienza e porta alla procrastinazione, facendo percepire erroneamente che il problema sia la mancanza di tempo.

In realtà, il vero problema non è il tempo, ma l’allocazione inefficace delle nostre energie. Se affrontiamo un compito impegnativo in un momento della giornata in cui abbiamo la giusta quantità di energia, riusciremo a completarlo nel tempo previsto senza difficoltà. Per esempio, se un’attività richiede un livello di energia 10, è sensato affrontarla al mattino, quando la nostra energia mentale e fisica è al massimo.

È importante notare che per energia non intendiamo solo quella fisica, ma soprattutto quella mentale. Il cervello è l’organo che consuma più energia, e ogni attività che svolgiamo è strettamente legata alle abitudini mentali che abbiamo sviluppato. Prendiamo il caso di un venditore esperto: per lui, una vendita impegnativa potrebbe richiedere attenzione, ma non un elevato dispendio di energia, perché è un’attività che ha già consolidato. Al contrario, la compilazione di un gestionale, se non rientra nelle sue abitudini, richiederà un consumo di energia mentale molto più elevato, anche se fisicamente meno impegnativa.

Questa situazione si può gestire allocando le attività che richiedono più energia nei momenti della giornata in cui questa energia è disponibile. Ad esempio, se la compilazione del gestionale è un’attività fuori dalla zona di comfort di un venditore, potrebbe essere più efficace farla svolgere come prima cosa al mattino, quando la sua energia è al massimo. Così facendo, l’attività verrà svolta con maggiore efficienza, riducendo il rischio di errori e aumentando la possibilità che entri presto nella zona di comfort del venditore.

Protocollo di rimedio: come correggere una cattiva gestione del tempo

La gestione del tempo non riguarda il tempo stesso, ma la gestione delle azioni. È importante capire che il funzionamento delle nostre attività deve essere basato su dati reali e non su idee soggettive. Il funzionamento basato su dati reali non sbaglia mai, perché riflette la realtà di come le cose funzionano.

Quando ti accorgi di una cattiva gestione del tempo, uno dei segnali di allarme è l'assenza di un "quando" nelle risposte alle domande su cosa devi fare. Se ti svegli la mattina o chiedi a qualcuno "Cosa devi fare oggi?" e la risposta è vaga, come "Devo fare tanti appuntamenti", manca un elemento cruciale: il quando. L'assenza di un tempo specifico per svolgere un'attività indica che quell'attività non è stata adeguatamente pianificata, non è stata inserita in un lasso di tempo ben definito. Questo è un chiaro segnale di una potenziale mal gestione delle tue azioni.

Prepararsi per una gestione efficace del tempo

La gestione delle azioni deve essere ben definita e pianificata in modo da rispettare le tue energie e capacità. Pensiamo all'esempio del contadino: non basta sapere che deve "andare nel campo", ma deve sapere esattamente cosa fare in base alla stagione. Deve arare, seminare, coltivare, raccogliere? E queste attività sono programmate nel momento corretto della stagione? Questo è il vero significato di funzionamento efficace.

Se ti manca la consapevolezza del "quando" nella tua pianificazione, è probabile che l'attività non sarà conclusa in modo efficiente, richiedendo così sempre più risorse e protrarsi nel tempo, esaurendoti. A questo punto, cosa devi fare? Prepararti!

Dato che gran parte delle nostre energie è celebrale e percettiva, è cruciale allocare le risorse necessarie per ogni mansione. Questo significa:

1. Rispettare il ciclo naturale del tuo corpo: La mattina dedicati ai compiti più impegnativi, mentre il pomeriggio riservalo per quelli meno faticosi.
2. Creare un'aspettativa onesta: Spesso sottovalutiamo l'energia necessaria per un compito. Immagina di dover sollevare un vaso: se ti aspetti che sia leggero e invece è pesante, ne rimarrai sorpreso e la tua esecuzione ne risentirà. Ma se ti prepari ad affrontare un peso maggiore, l'operazione sarà più facile.

Allo stesso modo, per le attività mentali e celebrali, è importante prepararsi a spendere più energie di quanto previsto. Se una task ti richiede un livello di energia 9, preparati mentalmente ad affrontarne 10. In questo modo, sarai pronto a gestire meglio l’attività e ti avanzerà anche un po’ di energia per affrontare il prossimo compito.

Quindi, ricorda: è fondamentale definire esattamente i confini delle tue task, allocandole nei momenti in cui hai l’energia giusta (preferibilmente la mattina), e preparati mentalmente per affrontare le sfide. In questo modo, riuscirai a svolgere meglio le tue attività, rendendole più agevoli da affrontare anche in momenti successivi con minore energia.

Detto questo, sperimenta, verifica e ricorda che siamo sempre a tua disposizione. Grazie e alla prossima!