L’importanza del feedback in azienda: strategie pratiche per feedback efficaci

Analisi del modello tradizionale di feedback

Questo ci porta a comprendere il meccanismo del feedback, essenzialmente un ritorno di dati che necessita di un'analisi approfondita per essere efficace. Comunemente nei libri di testo e nei seminari, viene suggerito il modello del "feedback sandwich", un approccio che alterna commenti positivi a critiche per poi concludere nuovamente su una nota positiva. Un esempio tipico potrebbe essere: "Ciao Geppetto, come va? Tutto bene? Vedo che sei molto in forma..." inizia con un complimento, seguito da una critica, "Guarda, però quella cosa che hai fatto ieri non andava molto bene. La prossima volta, per favore, presta più attenzione, così no!" e si conclude con un incoraggiamento, "Ma so che una persona come te, ora che ha capito, cambierà subito. Sei un elemento prezioso per la nostra squadra, continua così!"

Questo metodo, nonostante la sua popolarità, viene spesso criticato per non essere realmente efficace. Si argomenta che questa struttura può diluire il messaggio centrale e potenzialmente confondere il ricevente riguardo alla serietà delle critiche, data la mistura di lodi e rimproveri.

La vera natura del feedback e la distinzione dai consigli

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, il feedback non è semplicemente un ritorno di informazioni o un insieme di dati generici. Per essere efficace, il feedback deve essere un processo ben strutturato che include la ricezione, l'elaborazione e la modulazione basata sui dati ricevuti. Ad esempio, quando la mano si muove per afferrare un bicchiere, il cervello riceve continuamente feedback su come modulare i movimenti per evitare di far cadere l'oggetto. Se il cervello non elaborasse questi dati in tempo reale, la coordinazione sarebbe impossibile.

Questa dinamica sottolinea una differenza fondamentale tra il feedback e i consigli. Il consiglio è tipicamente unidirezionale e spesso non richiesto, simile a un intervento esterno che non necessariamente incide sul comportamento in modo diretto. Il feedback, d'altro canto, è una componente essenziale della cooperazione e del miglioramento continuo, specialmente in contesti professionali. È una forma di comunicazione bidirezionale che, se ben gestita, aiuta l'individuo a modulare e migliorare le proprie prestazioni in modo concreto.

In un ambiente lavorativo, il feedback non dovrebbe essere un'occasione sporadica o informale, ma parte di un accordo chiaro e strutturato tra manager e collaboratore. Questo accordo prevede che il manager non solo osservi e raccolga dati sulle prestazioni del dipendente, ma anche che elabori e restituisca questi dati in modo che il dipendente possa regolare e migliorare le proprie azioni. L'obiettivo è migliorare le competenze individuali e, di conseguenza, l'efficacia dell'intera organizzazione.

Come dare un feedback efficace: procedure e precisione.

Per garantire l'efficacia del feedback, è essenziale seguirne un protocollo ben definito. Primo, è fondamentale comprendere che il feedback non è un consiglio né un'opinione: è un accordo bilaterale che richiede un chiaro ritorno di dati, necessario per il miglioramento continuo del ricevente. È quindi cruciale assicurarsi che entrambe le parti abbiano compreso e accettato questo patto.

Preparazione

La preparazione è chiave. Un feedback deve essere preciso e ben calibrato. Spesso, sotto pressione o stress, si può tendere a generalizzare o a essere vaghi, il che rende il feedback inefficace. Per esempio, un insegnante che dice a uno studente di "impegnarsi di più" dopo un errore in un compito di matematica non offre un ritorno utile. Questo tipo di commento è troppo generico e non fornisce strumenti concreti per migliorare.

Specificità e Dettagli

Un feedback efficace dovrebbe invece essere specifico e dettagliato. Se uno studente commette errori di distrazione, un buon feedback potrebbe essere: "Per evitare errori di distrazione, sottolinea i passaggi cruciali dell'equazione ed evidenzia le operazioni da eseguire, mentre le altre parti, che non richiedono interventi, semplicemente trascrivile. Questo metodo ti aiuterà a focalizzarti sui passaggi importanti e a non perderti tra i dettagli." Questo tipo di indicazioni precise permette al ricevente di comprendere esattamente cosa fare per migliorare.

L'importanza del valore nel feedback

Un feedback di vero valore non solo fornisce direzioni precise, ma anche abilita la persona a sviluppare strategie personali per migliorare. Per raggiungere questo obiettivo, è fondamentale prepararsi adeguatamente. A volte, potresti non avere immediatamente una visione chiara del feedback necessario; questo può emergere solo durante la discussione, ascoltando attentamente le risposte del destinatario e affinando la tua precisione in base ai suoi bisogni.

Quando fornisci un feedback che effettivamente contiene un valore sostanziale, si verifica ciò che possiamo definire come l'effetto "wow" o Satori — un momento di illuminazione per il ricevente. La persona capisce improvvisamente come migliorare concretamente: “Ah, capisco! Se faccio così, allora funziona!” Questo non solo migliora la performance, ma eleva anche l'energia generale, celebrando un vero successo.

È importante sottolineare che i complimenti non dovrebbero mai sostituire la precisione. Elogiare senza offrire feedback concreto non fa che legittimare la continuazione di comportamenti imprecisi, senza portare a miglioramenti reali.

Mettere in pratica il feedback: una strategia efficace

Nella pratica quotidiana, selezionare un caso specifico nella tua azienda può rivelarsi una lezione importante su come fornire feedback efficaci. Quando affronti una persona a cui è difficile dare feedback, la prima domanda da porsi è: "Qual è l'informazione essenziale che questa persona necessita?". Non si tratta di un generico incoraggiamento motivazionale, ma di un dato concreto che manca e che è essenziale per il suo sviluppo. Identifica questo bisogno, strutturati per comunicarlo con precisione, e fornisci quel dato. Quando lo farai, anche se la persona potrebbe non esprimerlo verbalmente, il cambiamento nel suo comportamento o un segnale non verbale ti confermeranno che il messaggio è stato compreso: “Oh caspita! Ecco perché non me n’ero reso conto”.

Questa è la conferma che il feedback è stato efficace, e ti permetterà di verificare che il comportamento della persona cambia concretamente in seguito alla tua interazione. Se non osservi alcun cambiamento, significa che il feedback non è stato efficace.

Valutazione e adattamento continuo

Adottare questa metodologia ti pone in una posizione di vantaggio, permettendoti di verificare l'efficacia delle soluzioni adottate. Dopo aver implementato una nuova strategia o formazione, è cruciale valutarne i risultati. Se l'intervento ha successo, hai guadagnato un nuovo strumento per affrontare simili sfide in futuro. Se non funziona come previsto, è un'opportunità per raffinare ulteriormente l'approccio.

Questo processo continuo di prova, errore e successo trasforma ogni sfida in un'opportunità di apprendimento e crescita, non solo per te ma anche per il tuo team. Ti permette di costruire un ambiente in cui l'errore è visto come parte del processo di miglioramento, e non come un fallimento.

Conclusione

Spero che queste informazioni ti siano state utili e ti abbiano fornito strumenti pratici per migliorare la gestione del feedback e delle sfide aziendali. Ricorda, la conoscenza senza azione è inutile. La vera saggezza si manifesta nel saper applicare ciò che si è appreso per ottenere risultati concreti. Ora è il momento di mettere in pratica queste conoscenze: esegui il protocollo e verifica i risultati.

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